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Aunque nuestra intención es cumplir con  nuestras obligaciones fiscales vamos a buscar la manera de que nuestros trimestres sean más llevaderos pagando menos a Hacienda. Para ello vamos hacer un repaso de todos los gastos deducibles ya que éstos son los que minoran tu rendimiento sobre el cuál se va aplicar el tipo a tributar.

Requisitos para deducir un gasto

En general, se consideran deducibles los gastos previstos en la normativa contable, siempre que no estén expresamente excluidos por una norma fiscal.

Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario, además, que se haya devengado, esté contabilizado y se disponga de justificación adecuada (generalmente factura completa).Click To Tweet

Veamos en profundidad los cuatro requisitos indispensables para poder deducirte cualquier gasto:

  • Que estén relacionados con tu actividad económica. Vas a tener que demostrar que dichos gastos son necesarios para el desarrollo de tu profesión.

Debes separar los gastos que provienen de tu trabajo de los que no, sobre todo cuando desarrollas la actividad en tu vivienda habitual.

  • Que estén debidamente justificadosmediante la correspondiente factura.

Se puede justificar una compra por medio de recibos, tickets, factura simplificada… pero para que el IVA sea deducible es imprescindible que el gasto esté justificado por factura y ésta cumpla todos los requisitos formales.Click To Tweet

  • Reflejar los datos fiscales del vendedor y del comprador (nombre, dirección fiscal y NIF o CIF)
  • Fecha de expedición
  • Número de factura
  • Concepto por el cual se emite
  • Base Imponible
  • IVA aplicado
  • Total de la factura.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles los gastos  a efectos de IVA porque no permiten identificar si es el autónomo quien ha realizado el gasto pero sí son deducibles en las declaraciones de IRPF.

CONSEJO: Pide factura siempre que puedas. Ahorrarás dinero.

Hay algunas excepciones degastos deducibles que no necesitan facturan para su justificación, de acuerdo a la normativa de IRPF, como:

Los gastos deducibles deben estar registrados en tus libros contables. Pueden estar en papel o formato electró No tiene que ser un documento concreto, con un Excel ordenado valdría.

Además, se deben impurtar en el ejercicio que corresponda. La deducción se practica en las declaraciones correspondientes al período en que se soportan los gastos o en los sucesivos, siempre y cuando no hayan transcurrido más de 4 años.

Relación de gastos deducibles en el IRPF

A continuación detallamos los gastos más comunes, siguiendo la relación establecida por Hacienda:

Consumos de explotación:

Las compras consumidas en el ejercicio de mercaderías, materias primas y demás adquisiciones corrientes de bienes efectuadas a terceros. Es decir,las compras de los productos que necesito para el desarrollo de mi actividad.

Sueldos y salarios

Las retribuciones a los empleados por sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones por gastos de viaje, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta siempre que no se haya repercutido a los perceptores), etc.

Seguridad social a cargo de la empresa:

La Seguridad Social a cargo de la empresa así como las cotizaciones correspondientes al titular de la explotación.

Otros gastos del personal

  • Gastos de formación del personal.
  • Contribuciones satisfechas por el empresario como promotor de un Plan de Pensiones
  • Indemnizaciones satisfechas al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio.
  • Seguros de accidente del personal.
  • Cualquier otro gasto relacionado con el personal de la empresa que no sea considerado como pura liberalidad.

Arrendamientos y cánones

Son los gastos originados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles, así como las cantidades satisfechas por el derecho de uso de patentes, marcas y demás manifestaciones de la propiedad industrial.

Reparaciones y conservación

Gastos para el sostenimiento del inmovilizado, no incluyéndose los de ampliación y mejora.

Servicios de profesionales independientes

Importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la empresa. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

Otros servicios exteriores

Tales como transportes, primas de seguros, servicios bancarios y similares, publicidad, propaganda y relaciones públicas, etc.

Los gastos por atención a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1% del importe neto de la cifra de negocios del período impositivo.

Tributos fiscalmente deducibles

Son tributos fiscalmente deducibles, por ejemplo, el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) que recaiga sobre elementos afectos a la actividad.

En ningún caso son deducibles las sanciones, el recargo de apremio y el recargo por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones y autoliquidaciones tributarias.

Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros de terceros para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo.

Ejemplos: intereses de préstamos y créditos, recargos por el aplazamiento de pago deudas, intereses de demora por aplazamiento de pago de deudas con AEAT …

Amortizaciones

Son deducible las cantidades contabilizadas que, en concepto de amortización del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias corresponda a la pérdida de valor efectiva que sufran los distintos elementos por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia.

Otros conceptos fiscalmente deducibles.

Dentro de este concepto deberán consignarse todos los demás gastos que teniendo el carácter de deducibles, no figuren expresamente recogidos en las anteriores rúbricas.

A título de ejemplo pueden citarse, entre otros, los siguientes, siempre que exista una adecuada correlación con los ingresos de la actividad:

  • Adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.
  • Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc.
  • Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.
  • Material de oficina (rotuladores, libretas, carpetas, agendas, tinta de impresora…), recambios y pequeñas herramientas de trabajo (ratón, teclado, USB, discos duros externos, etc…)

Seguros de enfermedad

El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente, o bien 1.500 euros si son personas con discapacidad.

Pérdidas por insolvencia de deudores

Serán deducibles las pérdidas por deterioro de los créditos derivadas de las posibles insolvencias de los deudores, cuando en el momento del devengo del impuesto, cuando concurran alguna de las circunstancias previstas en el Art- 13 de la Ley sobre Sociedades, esto es:

 

Novedades 2018: gastos en suministros domésticos y dietas

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, aprobada el 11 de octubre de 2017 en el Senado, contempla dos importantes novedades al permitir los siguientes gastos deducibles en el IRPF a partir de enero de 2018:

Ahora bien, deberá  cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura.

Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos por lo que hay que tener cuidado. Y es que aunque se admiten comidas en la población de residencia del autónomo, deben ser debidas a la actividad.

Gastos por grado de afectación: local, vehículo, teléfono móvil, viajes, vestuario

Son gastos que serán deducibles en proporción al porcentaje de afectación a tu actividad profesional, es decir, al uso profesional que hagas de ellos.

Local u oficina diferenciado para la actividad

Podrás desgravarte todos los gastos asociados al local donde ejerzas tu actividad: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado.

Deberás notificar a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037,  o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina.

Local u oficina en tu vivienda

Al igual que en el caso anterior debes notificárselo a Hacienda, indicando los metros cuadrados del domicilio, así como los metros cuadrados que vas a destinar a la oficina o despacho.

Lo habitual es que ocupe una habitación o máximo dos, por lo que se afectará entre un 15% y un 50% de la vivienda como máximo.

En relación  los suministros domésticos que hemos mencionado anteriormente (gas,luz,telefonía e internet) se les podrá aplicar una deducción  en IRPF del 30% sobre el porcentaje de los metros cuadrados que ocupe la actividad en la vivienda.

Asegúrate de que los recibos están a tu nombre. Debes ser el titular de las facturas.

Por ejemplo, un trabajador autónomo cuya vivienda tiene 100 m2 y emplea 15% para la explotación de su actividad, podrá deducirse un 5% de los gastos deducibles en suministros, es decir puede deducirse el 30% del 15% de espacio empleado.

En caso de vivir de alquiler, puedes deducir el porcentaje de la vivienda que utilices para tu actividad del mismo modo que si fuera en propiedad.

Por ejemplo, si pagas 800 €de alquiler, la casa tiene 100 metros cuadrados y tú utilizas 25metros en tu actividad, podrás deducirte 200€ del alquiler (25%). Eso sí, deberás pedir a tu arrendador que te realice dos contratos de alquiler, uno como vivienda habitual y otro como centro de trabajo.

Sobre este tema solo hay que hacer un pequeño inciso porque rara vez se hace un contrato de alquiler con IVA. Por lo tanto, si eres autónomo y estás de alquiler solo podrá deducir tu parte del alquiler en términos de IRPF.

Teléfono móvil

Si sólo tienes una línea de móvil, es muy complicado separar las llamadas personales de las que se hacen para asuntos profesionales. Por ello, Hacienda sólo te permite imputar un 50% del gasto, considerando que el otro 50% se dedica a llamadas personales.

Puede que te convenga, si tu nivel de gasto por llamadas profesionales es muy elevado , disponer de dos líneas, una para la actividad profesional y otra para asuntos personales.

Vehículo particular y gastos asociados (mantenimiento, gasolina, seguro…)

La Ley de IVA, en su artículo 95.2, especifica que se puede deducir entre el 100% o el 50% del IVA de los gastos relacionados con el coche, dependiendo de la afectación del mismo a la profesión o tipo de vehículo.

En este caso va a jugar mucho el epígrafe en que te encuadres según tu profesión. Por ejemplo,un taxista, cuyo medio de trabajo es el vehículo, sí puede deducirse el 100% de los gastos relacionados con su vehículo y el IVA , mientras que otro tipo de autónomo, sólo puede afectar el coche al 50%.

El artículo 95.2 de la Ley del IVA, establece que cuando se trate de vehículos automóviles de turismo y sus remolques, ciclomotores y motocicletas, se presumirán afectados al desarrollo de la actividad empresarial o profesional en la proporción del 50 por 100.

La deducción del 50% en el IVA será también de aplicación a las cuotas soportadas o satisfechas por la adquisición o importación de los siguientes bienes y servicios directamente relacionados con los bienes a que se refiere dicho apartado.

Por todo ello, adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida entre los empresarios, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.

A efectos del IRPF sólo se admite la deducción del 100% de los gastos derivados del vehículo en el caso de aquellos autónomos que se dediquen  a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.

El resto de autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF.

Gastos de viajes y representación

Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y  tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (comidas, cenas).

Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.

El gasto en comidas de trabajo suele ser revisado, así que conviene que anotes siempre en una agenda o al dorso de la factura con quién tuviste la comida.

Gastos de vestuario

Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio.

Gastos digitales

– La puesta en marcha del negocio digital. Por ejemplo: la compra de un ordenador, una impresora, una cámara, la creación de la web…

– Gastos relacionados con tu web : hosting, dominio, posicionamiento SEO, publicidad en buscadores o en otros medios como Adwords, Twitter, Facebook…

– SaaS, softwares de márketing (Plugins,Trello…) Todas las herramientas de gestión, programación o consulta relacionadas con tu actividad.

– Paypal: puedes deducirte las comisiones que te cobra la plataforma.

 

Gastos fiscalmente no deducibles en el IRPF

Las siguientes partidas de gasto no tendrán la consideración de gastos deducibles

  • Multas  y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas del juego.
  • Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
  • IVA soportado  que resulte deducible en la declaración del IVA.

Esto es una guía a tener presente en el desarrollo de nuestra actividad teniendo que tener en cuenta las leyes de IRPF e IS .

Recordaros que si aplicamos gastos deducibles que no corresponden y son detectados en un Procedimiento de Comprobación o Inspección puede llevar a la imposición de una sanción y como os hemos comentado “ las sanciones no son deducibles”.

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